Минфин: что делать с НДФЛ и взносами, если командированный работник не представил авансовый отчет


В новом письме ведомство рассмотрело ситуацию, когда вернувшийся из загранкомандировки работник не отчитался в срок по подотчетным средствам. При этом юрлицо пропустило месячный срок на удержание долга из зарплаты, а сотрудник добровольно возвращать его отказывается.

НДФЛ
Если работник не представил авансовый отчет, то денежные средства, которые он получил, нельзя считать выплатами, произведенными для возмещения командировочных расходов. Это означает, что полученный им доход не освобождается от НДФЛ. Иностранную валюту нужно пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату фактического получения доходов. К сожалению, ведомство не уточнило, какой день является датой фактического получения дохода.
Минфин обращает внимание: если работник все же вернет деньги, то облагаемых НДФЛ доходов у него не возникнет.
Отметим, что судебная практика по вопросу о том, нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, не возвращенных работником, не единообразна. Суды учитывают различные обстоятельства. Например, смогло ли юрлицо доказать, что подотчетные суммы работник потратил по целевому назначению, или нет. Так, АС Северо-Западного округа пришел к выводу, что налог нужно удержать. При этом документов, подтверждающих расход подотчетных денег, не было.
А вот АС Центрального округа решил, что подотчетная сумма не является доходом, так как не переходит в собственность работника. Бесспорные доказательства того, что денежные средства работник получил безвозмездно, отсутствовали.
Полагаем, поскольку невозвращенные подотчетные средства являются задолженностью работника, они не образуют его доход, пока не наступит одно из следующих событий:
- организация простит долг;
- истечет срок исковой давности на взыскание долга с работника.
На дату того из этих событий, которое наступит ранее, необходимо будет исчислить НДФЛ. Чтобы избежать споров с проверяющими, уточните мнение своей инспекции по данному вопросу.

Страховые взносы
Логика ведомства здесь аналогична: без авансового отчета полученные работником суммы не являются возмещением расходов, связанных с командировкой. Пересчет иностранной валюты в рубли следует произвести на дату начисления выплат в пользу работника.
Другими словами на невозвращенные подотчетные, по которым работник не отчитался, нужно начислить страховые взносы, как на выплаты в рамках трудовых отношений. Важно, что Минфин рассматривал ситуацию, когда месяц на удержание долга из зарплаты работника уже истек. В этом прослеживается взаимосвязь с точкой зрения контролеров, которой они придерживались до передачи администрирования взносов налоговикам. Тогда из разъяснений Минтруда и ФСС следовало, что подотчетные облагаются взносами, если работодатель не удержал долг в месячный срок или принял решение не удерживать деньги у сотрудника (фактически простил долг).
Судебная практика здесь также не отличается единообразием. Так, ФАС Дальневосточного округа признал правомерным доначисление взносов на подотчетные деньги, по которым не было авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов. В то время как АС Поволжского округа указывал, что подотчетные деньги в собственность работника не переходят. Работодатель вправе требовать возврата неизрасходованных средств. На этом основании суд признал неправомерным доначисление взносов.
Полагаем, тем, кто опасается споров, лучше следовать разъяснениям официальных органов и начислить взносы после:
- истечения месяца со дня, когда работник должен был вернуть деньги;
- прощения долга работнику.
Естественно, сделать это нужно один раз в зависимости от того, какое из этих событий произойдет раньше.
Если работник все же вернет деньги или представит авансовый отчет с подтверждающими документами, то взносы можно будет пересчитать, а лишнее вернуть или зачесть.
Конечно, также не помешает узнать мнение своей инспекции по данному вопросу.

Документ: Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808скачать dle 12.0