Документирование административных расходов в НКО

ВОПРОС 1.
Что такое административные расходы?

ОТВЕТ
Административные расходы – расходы, который необходимы организации для поддержания организационной структуры в рабочем состоянии независимо от количества осуществляемых проектов.

ВОПРОС 2
Как выглядит типовая смета административных расходов?

ОТВЕТ
Пример сметы административных расходов приведен в таблице.

Административные расходы	20ХХ	20ХХ
заработная плата аппарата управления
страховые взносы по обязательному страхованию
офисные принадлежности
аренда офисного помещения
приобретение здания
оборудование и мебель
приобретение и обслуживание оргтехники
выпуск буклета о деятельности организации
коммунальные услуги
ремонт оборудования
услуги связи (телефон, почта, e-mail)
командировки аппарата управления
аудит
расходы на содержание служебного автотранспорта

Все статьи сметы и их детализация – внутреннее дело и предмет для творчества органов управления самой некоммерческой организации.

ВОПРОС 3
Каковы особенности осуществления административных расходов за счет целевых средств?

ОТВЕТ
Все расходы НКО, осуществляемые за сч?т целевых средств, ограничиваются только рамками сметы. Никакие ограничения, предусмотренные ст. 252-310 НК РФ, на эти расходы не распространяются.
Вчастности, НКО не применяют:
•п. 16 ст. 255 НК РФ, ограничивающий расходы на страхование и негосударственное пенсионное обеспечение работников,
•ст. 263 НК РФ, ограничивающую величину расходов на обязательное и добровольное страхование имущества,
•пп. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ, ограничивающий расходы на нотариальное оформление,
•пп. 29 п. 1 ст. 264 НК РФ, ограничивающий взносы, уплачиваемые некоммерческим организациям, дополнительными условиями,
•п. 2 ст. 264 НК РФ, ограничивающий размер представительских расходов,
•п. 3 ст. 264 НК РФ, ограничивающий расходы на подготовку и переподготовку кадров,
•п. 4 ст. 264 НК РФ, ограничивающий расходы на рекламу,
•пп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ, ограничивающий расходы в виде процентов по долговым обязательствам любого вида.

ВОПРОС 4
Как распределять административные расходы между несколькими социальными проектами и предпринимательской деятельностью?

ОТВЕТ
Важным этапом формирования финансового плана осуществления деятельности в соответствии с бюджетом организации является составление плана административных расходов, а также распределение административных затрат между проектами, выполняемыми организацией. При предоставлении организации платных услуг или реализации товаров административные расходы должны распределяться, в том числе и между предпринимательской деятельностью и целевыми проектами.
В идеальной ситуации при выделении административного бюджета отдельной строкой организация предусматривает источники финансирования этой статьи, которые не ограничены жестко дарителем. К таким средствам могут быть отнесены членские взносы, пожертвования на уставные цели на содержание некоммерческой организации или доходы от предпринимательской деятельности.
Однако в реальности подобные источники в российских некоммерческих организациях незначительны и не могут покрыть всех административных расходов.
Поэтому накладные (административные) расходы должны распределяться между проектами. Оказание платных услуг для упрощения метода распределения рассматривается как отдельный проект.
В этой связи необходимо отметить лишь то, что отнесение общехозяйственных расходов на себестоимость реализуемой продукции (работ, услуг) в некоммерческой организации производится аналогично отнесению подобных расходов в коммерческих организациях.
При недостаточном обосновании эти расходы могут быть признаны нецелевыми и не зачтены в отчете о целевом использовании средств по проекту.

ВОПРОС 5
Варианты базы распределения административных расходов?

ОТВЕТ
1.Годовой доход или годовой расход по проекту.

Процент или доля административных отчислений

=

Годовые административные издержки Годовой доход/расход

*

100

По данным годового бюджета организации мы определяем сумму годовых административных расходов, затем находим долю этих расходов в общей сумме доходов или расходов за год.
Сумма относимых накладных расходов на проект в любой период времени за этот год будет определяться как доля административных расходов, умноженная на сумму дохода (или расхода) по выбранному проекту.
Механизм определения процента административных расходов на проект в зависимости от дохода или расхода одинаков, но в учетной политике организации важно выбрать, что будет являться базой – доход или расход. Так как применение этого метода по одному проекту по сумме доходов за период, а по другому – по сумме расходов приведет к искажению отчетных данных.

2. Время действия компонента дневная

Норма административных расходов

=

Административные расходы за год --------------------------------------------------- число дней в году

По приведенной выше формуле рассчитывается дневная норма административных расходов, а фактическая сумма накладных расходов, включаемая в проект, будет равна сроку действия компонента умноженному на дневную норму административных расходов. При применении этого метода важно учитывать, что в зависимости от продолжительности проектов норма административных расходов может рассчитываться за месяц, за квартал и т.д. – по сроку самого кратковременного проекта.

3.Издержки по компоненту

Сумма издержек компонента за месяц --------------------------------------------------- Сумма издержек всех компонентов

=

доля компонента

Этот метод аналогичен первому, но он применяется при разнородном графике поступления средств. Например, если средства по первому проекту поступают ежемесячно, а средства по второму проекту – раз в год, то применение метода, основанного на поступлении средств, будет правильной в целом за год, но по месяцам окажется, что административные расходы по первому проекту списываются каждый месяц. А по второму – один раз в год, т.е. по второму компоненту будут распределены только месячные расходы, а если мы примем во внимание всю сумму административных расходов, согласно бюджету, то сумма по накладных расходов, приходящаяся на первый проект окажется меньше, чем фактическая сумма административных расходов за месяц и у нас опять возникнут проблемы с тем, как отчитать то, что мы еще не потратили.

4. Нормы рассчитываются по каждому компоненту отдельно.
Например, по статьям административных затрат:
•занимаемое помещение кв. м,
•загрузка управленческого персонала,
•использование оборудования,
•прочие административные расходы.

При этом нормы могут быть рассчитаны несколькими способами, один из которых фактический учет расходования в течение опытного периода. Например, два месяца ведется строгий учет телефонных переговоров по всем проектам и определяется фактическая сумма, расходуемая ежемесячно на каждый проект, распределяются площади арендуемого помещения на каждый из проектов, учитывается время занятости управленческого персонала по листам учета рабочего времени. По окончании опытного периода устанавливаются нормы расходования по каждой бюджетной статье административного бюджета на каждый из проектов.
Неудобство этого способа заключается в том, что при появлении нового проекта все нормы должны быть пересмотрены. А преимущество состоит в том, что расчет производится один раз, а в последующие периоды используется уже готовый расчет, что облегчает работу бухгалтерии и финансового менеджера.

ВОПРОС 6
Как отразить в учетной политике механизм распределения административных (общеорганизационных) расходов между проектами?

ОТВЕТ
В учетной политике некоммерческие организации должны предусмотреть механизм распределения административных (общеорганизационных) расходов между проектами. Существует несколько основных способов распределения:
•пропорционально доходу по проекту в единицу времени;
•пропорционально сумме прямых расходов по проекту в единицу времени;
•пропорционально времени действия проекта в единицу времени;
•равными долями между проектами;
•по установленным нормам.

ВОПРОС 7
Как документально оформляется приобретение хозяйственных товаров, канцелярских принадлежностей за наличный расчет?

ОТВЕТ
При приобретении материалов за наличный расчет сначала отражается выдача сумм из кассы под отчет. Затем либо приобретенные материалы расходуются, либо сразу отражаются как расходы на осуществление уставной деятельности. В случае, если НКО решила приобретенные хозяйственные товары и канцелярские принадлежности отражать сразу в качестве расходов на осуществление уставной деятельности, то виды материалов, расходы на которые прямо списываются на счета расходов, должны быть указаны в учетной политике. Кроме того, их сумма должна находиться в пределах сметы.
Первичным документом является авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими расходы.скачать dle 12.0